Cách chuẩn bị bảng flipchart cho buổi họp lên ý tưởng

Một buổi họp lên ý tưởng sẽ dễ theo dõi hơn khi mọi người cùng nhìn thấy vấn đề, các đề xuất và những việc đã thống nhất. Chuẩn bị bảng flipchart họp nhóm từ trước giúp người điều phối ghi chép thuận tiện, dành nhiều thời gian hơn cho trao đổi và tránh bỏ sót ý kiến.

1. Xác định câu hỏi chính của buổi họp

Trước khi chuẩn bị bảng, hãy viết rõ điều nhóm cần giải quyết. Câu hỏi nên cụ thể để người tham gia dễ đưa ra đề xuất. Ghi câu hỏi ở phần đầu bảng hoặc trang giấy mở đầu, kèm mục tiêu của buổi họp.

2. Kiểm tra bảng và vị trí đặt

Đặt bảng ở nơi mọi người nhìn thấy nội dung, đồng thời chừa khoảng trống cho người đứng viết. Nên kiểm tra tầm nhìn từ các vị trí ngồi thay vì chỉ quan sát ngay trước bảng.

- Kiểm tra bảng đứng ổn định và các bộ phận điều chỉnh đã được cố định theo hướng dẫn.

- Điều chỉnh độ cao phù hợp với người ghi chép.

- Tránh vị trí chắn lối đi hoặc bị màn hình, bàn ghế che khuất.

- Quan sát ánh sáng tại vị trí đặt bảng để hạn chế vùng phản chiếu gây khó đọc.

3. Chuẩn bị bút và vật dụng theo bề mặt sử dụng

Bảng flipchart có thể được sử dụng cùng giấy hoặc viết trực tiếp lên mặt bảng nếu sản phẩm hỗ trợ. Cần chọn bút đúng với bề mặt đang dùng.

- Khi viết lên mặt bảng trắng, dùng loại bút được nhà sản xuất khuyến nghị.

- Khi viết lên giấy, thử bút trước để kiểm tra độ rõ và khả năng thấm qua trang phía dưới.

- Chuẩn bị bút dự phòng, giấy bổ sung và dụng cụ lau phù hợp nếu cần.

4. Chia nội dung thành các phần dễ theo dõi

Trước khi họp, hãy chuẩn bị bố cục gồm ba phần: vấn đề cần giải quyết, ý tưởng đề xuất và việc cần làm tiếp theo. Có thể dành từng trang cho từng phần hoặc chia khu vực đủ rộng trên bảng.

- Vấn đề: điều nhóm cần giải quyết.

- Ý tưởng: các đề xuất được đưa ra.

- Việc tiếp theo: người phụ trách và thời hạn.

5. Thống nhất cách ghi nhận ý kiến

Người ghi chép nên dùng câu ngắn, giữ đúng ý của người đề xuất và tránh viết kín mặt bảng quá sớm.

- Ghi mỗi ý thành một dòng hoặc một cụm riêng.

- Đánh số ý tưởng để thuận tiện khi trao đổi.

- Chừa khoảng trống cho thông tin bổ sung.

6. Dành phần cuối để chốt hành động

Trước khi kết thúc, hãy cùng nhóm chọn những ý tưởng sẽ triển khai và ghi rõ người phụ trách, thời hạn cùng kết quả cần đạt. Chụp lại nội dung hoặc lưu các trang giấy theo đúng thứ tự để dễ tổng hợp.

Chuẩn bị bảng flipchart họp nhóm chu đáo giúp các ý tưởng được ghi nhận rõ ràng và tạo cơ sở để chuyển nội dung thảo luận thành công việc cụ thể.

Siêu Thị Bảng cung cấp các dòng bảng phục vụ giáo dục, văn phòng và không gian học tập với nhiều lựa chọn về thiết kế và mục đích sử dụng.

📞 Liên hệ: 09666 83083

🌐 Website: sieuthibang.com.vn